fbpx

Temat, na pierwszy rzut oka wydaje się banalny. Wchodzimy do Internetu, pobieramy odpis i wiemy, już kto reprezentuje daną spółkę, czy składa ona sprawozdania finansowe albo gdzie, znajduje się jej siedziba. Proste? Niekoniecznie. Okazuje się, że ustalenie kluczowej kwestii, którą jest np. skład organu reprezentacji spółki, czyli w przypadku spółki z o.o. – Zarządu, przerasta nie tylko zwykłych obywateli ale także pracowników urzędów skarbowych lub prokuratorów.

Gdzie sprawdzać informacje, czyli problem z rejestrami komercyjnymi

Aktualny odpis spółki pobieramy ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości znajdujący się pod adresem https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu?t:lb=t. Wyłącznie. Tylko korzystając ze strony ministerialnej mamy pewność, że dane podmiotu są zgodne z wpisem w KRS (bo niekoniecznie zgodne ze stanem faktycznym). Bardzo dużo osób korzysta z komercyjnych wyszukiwarek podmiotów, jak choćby najbardziej znanej – krs-online. Dane w rejestrach komercyjnych często są uaktualniane z dużym opóźnieniem lub też nie są aktualizowane wcale.

O ile w przypadku zwykłego Kowalskiego taka omyłka jest zrozumiała, to niestety regułą jest, że urzędnicy również z takich komercyjnych rejestrów korzystają. Najbardziej skrajnym przypadkiem była sytuacja mojego Klienta, do którego wpadła Policja o 6 rano z postanowieniem o przeszukaniu, tylko dlatego, że prokurator twierdził, że Pan X jest Prezesem Zarządu Spółki, która parała się niedozwoloną działalnością. Problem w tym, że Pan X sprzedał swoją spółkę 2 lata wcześniej, został również wtedy wykreślony z Zarządu Spółki i o obecnej działalności spółki nie miał pojęcia.

Jak czytać odpis z KRS

Jeśli pobierzemy ze strony internetowej ministerstwa prawidłowy odpis czas na część drugą, czyli czytanie. Najczęściej interesuje nas fakt, kto reprezentuje dany podmiot, czyli z kim możemy podpisać skuteczną umowę w imieniu Spółki. W przypadku spółki z o.o. organem uprawnionym do reprezentacji jest Zarząd, a więc jego członkowie. Nie wspólnicy Spółki. Dane wspólników zawarte są w rubryce 7 działu I, dane Zarządu w rubryce 1 działu II.

Odpis z KRS możemy również uzyskać bezpośrednio w sądzie rejestrowym. Może to być tak zwany odpis aktualny lub odpis pełny. Odpis aktualny zawiera tylko ostatnie dane wpisane do KRS, odpis pełny natomiast całą „historię” zmian w spółce. Kiedyś przez Internet można było pobrać jedynie odpis aktualny, od kilku miesięcy możemy również zapoznać się z treścią pełnego odpisu bez wychodzenia z domu. O ile czytanie odpisu aktualnego nie jest skomplikowane, odpis pełny może już nastręczać trudności.

W odpisie pełnym mamy wszystkie dane, jakie były po kolei ujawniane w KRS (treść wszystkich wpisów). Przy danych mamy pozycje „wpis” oraz „wykreślenie” obok których wpisuje się odpowiedni numer.

Jeśli więc zarejestrowaliśmy spółkę i do pierwszego Zarządu powołaliśmy Pana Kowalskiego to przy jego danych w pozycji wpis znajdziemy numer 1. Po roku odwołaliśmy Pana Kowalskiego z Zarządu i powołaliśmy Pana Nowaka. W tym momencie przy nazwisku Pana Kowalskiego w pozycji wykreślenie znajdziemy numer dwa, a przy nazwisku Pana Nowaka, ten sam numer znajdzie się obok pozycji wpis. Jeśli przy nazwisku Pana Nowaka w pozycji wykreślenie nie ma numeru, oznacza to, że Pan Nowak jest obecnym Członkiem Zarządu. Na pierwszej stronie odpisu znajdziemy daty dokonania kolejnych wpisów.

Urzędnicy bardzo często korzystają z odpisów pełnych, niestety równie często wyciągając z nich błędne wnioski.

Wpis konstytutywny a wpis deklaratoryjny

Określenie czy dany wpis w KRS ma charakter deklaratoryjny czy konstytutywny jest również bardzo istotne.

Nie posługując się złożoną nomenklaturą, wpis konstytutywny to taki, który jest ważny dopiero w momencie ujawnienia go w KRS. Natomiast wpis deklaratoryjny, jest ważny od momentu dokonania czynności, a nie ujawnienia jej w KRS.

Wpisami konstytutywnymi są m.in.:

  • rejestracja spółki z o.o.
  • podwyższenie / obniżenie kapitału zakładowego
  • zmiana umowy spółki

Wpisami deklaratoryjnymi są m.in.:

  • zmiana członków Zarządu spółki
  • powołanie prokurenta
  • zmiana adresu spółki (ale nie siedziby!)

Oznacza to, że zmiana w organie reprezentacji jest skuteczna w momencie powzięcia stosownej uchwały przez Zgromadzenie Wspólników, a nie w momencie jej ujawnienia w KRS.

Bardzo dużym problemem jest opieszałość sądów rejestrowych, które potrafią dokonywać zmian w spółkach miesiącami, przez co w odpisie przez długi czas widoczne są nieaktualne dane. Oznacza to tyle, że niekoniecznie osoba, która widnieje jako członek Zarządu, faktycznie dalej nim jest.

Aktualizacja danych

Z wnioskiem o zmianę danych w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego może wystąpić wyłącznie Zarząd. Jeśli w spółce zostały dokonane zmiany m.in. w organie reprezentacji, to wniosek do KRS musi zostać podpisany już przez nowego członka Zarządu. Zdarza się, że nowy Zarząd nie wywiązuje się ze swoich obowiązków i nie składa wniosku o aktualizację, w związku z czym w KRS w dalszym ciągu widnieją dane niezgodne ze stanem faktycznym. Odwołany członek Zarządu ma niewiele możliwości aby sprawić, żeby jego dane zniknęły z KRS. Możliwe jest złożenie wniosku do sądu rejestrowego o wszczęcie postępowania z urzędu. Sąd może wtedy wszcząć postępowanie przymuszające lub z urzędu wykreślić nieaktualne dane. Praktyka sądów jest niestety różna w takich przypadkach. Niektóre sądy działają bardzo sprawnie i szybko dokonują zmian samodzielnie, w innych natomiast, takie postępowania toczą się latami, o ile w ogóle sąd do naszego wniosku się przychyli.