fbpx

W poprzednim wpisie przedstawiłam Wam jak wygląda rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w sposób tradycyjny, czyli poprzez zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego. W dzisiejszym artykule chciałabym Wam przybliżyć najważniejsze kwestie związane z tzw. rejestracją internetową poprzez system S-24, a także wady i zalety takiego rozwiązania.

O systemie S-24

Obecnie coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na rejestrację sp. z o.o. przez Internet ze względu na oszczędność czasu i kosztów. Założeniem wprowadzenia do Kodeksu spółek handlowych przepisów umożliwiających rejestrację spółki w taki sposób, było z pewnością  umożliwienie rejestracji spółki zwykłemu Kowalskiemu, który na prawie się nie zna. Założenie słuszne, w praktyce jak zwykle wyszło trochę gorzej. Nie da się jednak ukryć, że system do rejestracji spółek pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/ jest ciągle rozwijany i rejestracja spółki jest zdecydowanie łatwiejsza niż kiedyś. Nadal jednak wiele można by było poprawić…

Jak wygląda rejestracja w systemie S-24

Aby założyć spółkę z o.o. przez Internet konieczne jest wykonanie kilku kroków:

– założenie konta w systemie i wybór sposobu podpisania dokumentów – aby zacząć procedurę rejestracji musimy w pierwszej kolejności założyć konto w systemie ekrs, uzupełnić stosowne dane i wybrać, w jaki sposób będziemy podpisywać dokumenty. Obecnie mamy już tylko dwie możliwości – za pomocą profilu zaufanego epuap albo za pomocą podpisu elektronicznego. Nie ma już możliwości podpisywania dokumentów tzw. profilem MS. Obecnie najczęściej wybierany jest profil zaufany ePuap, ze względu na jego bezpłatność oraz łatwość w założeniu – można to zrobić za pośrednictwem bankowości elektronicznej praktycznie każdego, większego banku.

Oczywiście konto należy założyć dla wszystkich osób, które będą podpisywać wniosek czyli udziałowców i członków Zarządu.

– zawarcie umowy Spółki – polega na „przeklikaniu” kolejnych kroków, wybór odpowiednich zapisów w umowie (w takim zakresie w jakim umożliwia nam to system), kodów PKD czy pierwszego Zarządu. Istotne jest, aby po zakończeniu edycji umowy spółki, udostępnić sprawę pozostałym osobom, które będą udziałowcami w spółce w celu jej podpisania. Aby podpisać umowę spółki, każdy ze wspólników musi zalogować się na swoje konto i złożyć podpis. Dopiero, kiedy umowa spółki z o.o. zostanie podpisana przez wszystkich udziałowców, będzie możliwe uzupełnienie pozostałych dokumentów.

– jeśli wniosek nie jest składany przez pełnomocnika, nie powołujemy prokurenta ani oddziału, konieczne jest przygotowanie i uzupełnienie następujących dokumentów: oświadczenie o wniesieniu kapitału (jeśli takie oświadczenie ma być złożone podczas rejestracji spółki), lista wspólników i wniosek o rejestrację spółki KRS-E-1. Wszystkie te dokumenty są podpisywane już wyłącznie przez Zarząd, nie wspólników.

– po podpisaniu wszystkich dokumentów pojawi nam się opcja opłacenia wniosku. Po kliknięciu w to pole zostaniemy przekierowani na stronę wybranego banku w celu wniesienia opłaty sądowej. Po dokonaniu płatności wniosek zostaje wysłany do sądu. Następnie zostanie mu nadana sygnatura, a jeśli wszystkie dokumenty uzupełnimy poprawnie, sąd zarejestruje spółkę w KRS, następnie nada jej od razu NIP i Regon.

– kiedy nasza spółka ma już KRS, NIP i Regon powinniśmy złożyć do urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę spółki dokument NIP-8, który obejmuje dodatkowe dane, nieobjęte wpisem. Są to m.in. miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej, dodatkowe miejsca prowadzenia działalności przez spółkę czy informacja, że spółka będzie płatnikiem składek ZUS. Obecnie dane z dokumentu NIP-8 są przesyłane zarówno do ZUSu jak i do urzędu statystycznego, nie ma więc konieczności przedkładania w tych urzędach dodatkowych dokumentów jak to miało miejsce kiedyś.

Jeśli spółka ma być zarejestrowana do VAT, wraz z dokumentem NIP-8 wysyłamy zgłoszenie w tym zakresie na druku VAT-R. Druk VAT-R należy złożyć co najmniej jeden dzień przed rozpoczęciem wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

W przypadku rejestracji spółki w systemie S-24 konieczne jest również samodzielne opłacenie podatku od czynności cywilnoprawnych od założenia spółki i złożenie deklaracji PCC-3. W przypadku zawiązania spółki aktem notarialnym u notariusza, PCC odprowadza notariusz.

Jakie są zalety rejestracji spółki przez Internet?

Rejestracja spółki przez Internet ma kilka istotnych zalet:

– przede wszystkim jest to czas. Rejestracja spółki w trybie S-24 zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż w przypadku rejestracji tradycyjnej. Najczęściej nie są to wprawdzie założone dwadzieścia cztery godziny (choć w głównej mierze zależy to od sądu rejestrowego w danym mieście) ale w przeciągu ok. tygodnia powinniśmy mieć już w pełni zarejestrowany podmiot.

– oszczędność kosztów – opłata sądowa za rejestrację spółki w trybie S-24 wynosi 350zł a nie 600zł jak w przypadku tradycyjnej rejestracji. Dodatkowo nie musimy płacić notariuszowi za sporządzenie aktu notarialnego.

Jakie są wady rejestracji przez Internet?

Rejestracja spółki w trybie S-24 to dobra alternatywa dla rejestracji tradycyjnej, jest jednak kilka aspektów negatywnych, na które musimy zwrócić uwagę.

– umowa spółki zawiązywana w systemie stanowi wzorzec umowy, który możemy edytować w bardzo wąskim zakresie. Nie możemy więc dodawać dodatkowych zapisów, które nie zostały przewidziane przez system. Na przykład wkłady na pokrycie kapitału zakładowego mogą być wnoszone tylko gotówką, a członka Zarządu nie można powołać na czas nieokreślony.

– częste problemy z systemem – już kilkukrotnie zdarzyło mi się rejestrując spółkę dla Klienta, któremu bardzo zależało na czasie, że akurat wtedy system w danym sądzie rejestrowym przestawał działać na kilka dni i spółki z trybu S-24 nie były rejestrowane.

– niedopracowanie systemu – w systemie co jakiś czas pojawiają się błędy i problemy. Już dwukrotnie podczas rejestracji spółki zdarzyło mi się na przykład, że z systemu zniknęła ulica w danym mieście (ulic i miast nie wpisujemy ręcznie ale wybieramy je z listy), w skutek czego nie można było zarejestrować spółki.

Jak widać, rejestracja spółki z o.o. w trybie S-24 stanowi ciekawą alternatywę dla rejestracji tradycyjnej. System nie jest pozbawiony wad, trzeba jednak przyznać, że jego obecna wersja, jest zdecydowanie lepsza od dawnego panelu. Największym minusem jest jednak wzorzec umowny, który w przypadku kilku bardziej wymagających udziałowców chcących precyzyjnie unormować kwestie związane ze spółką, z pewnością się nie sprawdzi. Można natomiast dokonać rejestracji spółki przez S-24, gdy zależy nam na czasie, a następnie dokonać zmiany umowy spółki u notariusza. Zwiększa to jednak koszty całego przedsięwzięcia.